非IT企業に勤める中年サラリーマンのIT日記

非IT企業でしかもITとは全く関係ない部署にいる中年エンジニア。唯一の趣味がプログラミングという”自称”プログラマー。

共有するファイルを扱う場合はデータをAccessに(1) なぜAccessが必要か

      2016/01/03

MicroSoft Officeの中であまり使われていないのがAccessです。家庭用のパソコンはおそらくHomeバージョンを入れているのであまりお目にかかる人はいないかもしれませんが、会社で貸与されるパソコンはおそらくProfessional版なのでAccessはインストールされているのではないでしょうか。

おそらくAccessは会社内でも使う人はほとんどいないみたいですが、実は結構もったいないことなんです。会社では複数人が同じファイルを共有する場合があり、Excelなんかでよくみられるケースです。この場合、ファイルの共有設定をして同じファイルを複数人が同時進行で作成したりしますが、共有設定すると機能が制限されたり、他人にデータを上書きされたりちょっと面倒です。

このようなケースは、本来ならばデータをAccessに保存するべきです。ExcelからAccessに保存する場合はVBAの知識が必要ですが、定例的な資料の場合は1回だけプログラミングしておけばいいわけで、あとは継続的に使うことができます。

Accessのメリットは、Excel以外からでもアクセスできるので、機能を制限したり、ちょこっと見たりする場合は、C#やJavaで専用アプリを作ることが可能です。Excelで作った資料はExcel上でしか参照できませんが、Accessの場合はあらゆる手段で見ることができます。

そんなわけで、私自身Accessの積極的な利用を推奨しております。次回は実際に利用方法について書きたいと思います。最終的にはプログラミングまで。

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