これだけはやめてほしいExcelの使い方４つ

会社では必須で何かと便利なExcelですが、便利な分、いろいろな使い方がされます。計算フォームに使ったり、データをテーブル形式にして保管したり、文書の作成に使ったり（正直これはWordで作ってほしいんだけど・・・）、他のOfficeソフトに比べて使い方はさまざまです。

その中で、データをテーブル形式にして保管するやり方で、これだけはやってほしくないケースを紹介します。キーワードは「検索性」です。データテーブルである以上、後で数あるデータから特定のデータを探しに行くはずですが、データが検索し難く作られていることが多々あり、いつも不満に思っています。

ボクが実際に会社で見かけるExcelのやめてほしい使い方を例を使って説明しますです。これ見かけるとイライラするんですよね。

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行の途中に「合計」や「平均」のような集計欄を入れてしまう

これの何が悪いって、全行の合計値を出すのに苦労しますし、フィルターかけると8行目で分断されます。（全選択してフィルターかければできますが）　あとはマクロで検索する場合もやはり平均行で特別な処理が必要になってしまいます。

平均行はなくして、フィルターでSUBTOTAL関数を使って計算するなどしてほしいですね。

 

データの区別を「色」で表現してしまう

例は男を青文字、女を赤文字にしたものですが、一見見やすいものの、例えばフィルターで男だけ抽出することができなくなります。マクロではやってやれないことはありませんが、文字色をひっかけるのって微妙・・・。

 

大事なキーワードが初回行にしか入力されていない

一番よくあるケースかも。たしかに視覚的には見やすいので、よくやっちゃうんですよね。でも、人には見やすくてもコンピュータにはわかり難い構造なんです。フィルターで特定の組を抽出できませんし、マクロではやってやれないことはありませんが、プログラムが複雑になります。

 

２つの日付を1セルにカンマ区切りで入力している

これ、一番やっちゃいけないパターンです。でも見かけます。日付に見えて文字列になっちゃっているんですよね。検索できないだけでなく、日付ごとのグラフを描くときに障害となります。

どうしても日付を２つ書く必要がある場合は、日付列をもう１行追加するしかないですね。ただ、僕だったら・・・、

• 最新の日付に上書きする
• 名前を複数行化する
• 名前と日付を別テーブルで設ける

のいずれかにしますかね。どれにするかは状況に応じてです。

 

個人的にはExcelとAccessが統合してくれないかなって思っています。今の使い方はそのままできるとして、Accessシートを追加できるみたいな。これであればデータ形式に厳密なテーブルができるのですが。技術的に難しいですかね・・・？

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